Wszystkie złożone przez kontrahentów rezerwacje, uwzględnione w kalendarzu, wymagają potwierdzenia wg następujących zasad:
- dla wydarzeń obejmujących czas do 6 h, wymaga się potwierdzenia lub anulowania na minimum 7 dni przed jego datą,
- dla wydarzeń obejmujących czas powyżej 6 h, wymaga się potwierdzenia lub anulowania na minimum 21 dni przed jego datą.
W przypadku:
- „potwierdzenia” – status REZERWACJE (R) zostaje zmieniony na status WYDARZENIA & IMPREZY w kalendarzu ogólnodostępnym (jako nadchodzące wydarzenie),
- „anulowania” – REZERWACJA (R) zostaje usunięta z kalendarza ogólnodostępnego.
W przypadku braku odpowiedzi w wymaganym terminie, rezerwacja zostaje automatycznie usunięta z kalendarza ogólnodostępnego.
Ponadto istnieje również możliwość dokonania zmiany terminu rezerwacji lub wydarzenia na takich samych zasadach jak wyżej.
Wszelkie zmiany w terminach wydarzeń i rezerwacji publikowane są w kalendarzu ogólnodostępnym w gwarantowanym czasie 24 h od momentu dokonania zgłoszenia.
Wprowadzona procedura ma przede wszystkim charakter informacyjny o dostępności/zajętości obiektów, skierowany do obecnych lub potencjalnych kontrahentów zainteresowanych wynajmem obiektów na potrzeby swoich eventów. Ponadto pozwala Wynajmującemu na właściwe zaplanowanie pracy obsługi zapewniającej Najemcy dostęp do obiektów dla planowanych i realizowanych przez niego wydarzeń czy imprez.