Z dniem 05.06.2019 r. rozpoczynamy oficjalne przyjmowanie rezerwacji na sezon 2019/2020. Zgodnie z wytycznymi zasad najmu od tego roku obowiązuje tylko i wyłącznie elektroniczna forma składania jakichkolwiek rezerwacji na najem.
E-rezerwacje składać można tylko przy pomocy specjalnie do tego celu dedykowanego formularza. Formularz e-rezerwacji dostępny jest jest na stronie e-rezerwacje lub z poziomu zakładki “STREFA KONTRAHENTA“, po kliknięciu w przycisk “e-rezerwacje”.
KRÓTKA INSTRUKCJA DO FORMULARZA
I. Formularz posiada modułową budowę i składa się z rozwijanych części (vide screen 1):
- dane kontrahenta,
- harmonogram,
- informacje dodatkowe,
oraz modułu:
- zgody na przetwarzanie danych osobowych,
- przycisku wysłania rezerwacji.
screen 1
II. Kliknięcie w belkę “dane kontrahenta“, powoduje rozwinięcie bloku z polami do uzupełnienia (vide screen 2):
- nazwa kontrahenta,
- e-mail kontrahenta (na ten e-mail kontrahent otrzyma potwierdzenie złożenia rezerwacji),
- nr telefonu do kontaktu.
Pola oznaczone “czerwoną gwiazdką” są obowiązkowe do uzupełnienia.
III. Belka “harmonogram” pozwala na wprowadzenie danych dot. najmu (vide screen 3):
- dzień najmu – można wybrać kilka różnych dni, jeśli dotyczą one tego samego obiektu i tych samych godzin najmu (pole obowiązkowe),
- przedmiot najmu – można wybrać tylko jeden (pole obowiązkowe),
- godziny najmu – wpisujemy planowane godziny najmu od – do w formacie HH:mm (pole obowiązkowe).
IV. Moduł “harmonogram” jest blokiem rozszerzalnym, z możliwością dodawania kolejnych harmonogramów. W tym celu należy kliknąć w “dodaj nowy harmonogram“, by otworzyć nowy zestaw pól do uzupełnienia (vide screen 4). Pola uzupełniany zgodnie z instrukcją zawartą w punkcie III.
Ważne: tej opcji możemy użyć jeśli np. mamy ten sam przedmiot najmu ale różne dni i godziny, różne dni, różne przedmioty najmu w różnych godzinach (wówczas dla każdego zestawu pól: dzień/przedmiot najmu/godziny najmu dodajemy nowy harmonogram).
Kasowanie nowego harmonogramu – kliknij znak “X” z prawej strony dodanego harmonogramu.
V. Kolejny moduł “informacje dodatkowe”, dostępny po rozwinięciu, zawiera następujące elementy do uzupełnienia (vide screen 5):
- pola daty początkowej i końcowej najmu (obowiązkowe) – to daty dotyczące okresu na jaki kontrahent chciałby zawrzeć umowę najmu,
- cel najmu (obowiązkowe) – należy określić w jakim zamiarze kontrahent chce wynajmować przedmiot najmu,
- dodatkowe uwagi (obowiązkowe) – mogą to być np. preferencje co określonego sektora, zapotrzebowanie dodatkowe lub innego typu uwagi związane z najmem.
VI. Ostatnim elementem formularza (vide screen 6) jest:
- checkbox: “wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych” – pole obowiązkowe,
- przycisk “wyślij” do przesłania rezerwacji.
Na tym kończy się proces przesyłania e-rezerwacji przez kontrahenta.
VII. Po wysłaniu formularza, kontrahent otrzyma na adres mailowy podany w module “dane kontrahenta” elektroniczne potwierdzenie złożonej rezerwacji (vide screen 7).
Prawidłowo wypełniony formularz rezerwacji powinien zawierać wszystkie niezbędne informacje (tak jak jest to widoczne na screenie 7).
Jednym z istotnych elementów e-rezerwacji są dane identyfikacje takie jak:
- unikalny numer rezerwacji,
- znacznik czasowy złożenia rezerwacji,
- adres IP, z którego została wysłana rezerwacja.
Rezerwacje bez numeru, zgłaszane w inny sposób są nieważne i nie będą brane pod uwagę. Znacznik czasowy decyduje o kolejności zgłoszenia. Adres IP identyfikuje nadawcę rezerwacji.
Unikalny numer rezerwacji jest podstawą do przygotowania przez Wynajmującego harmonogramu najmu wraz z wyceną w oparciu o kalendarz na sezon najmów 2019/2020. Jednocześnie jest to także numer, którym Wynajmujący będzie posługiwać się we wszelkiej korespondencji z kontrahentem dot. rezerwacji, jak również w otwartej, publicznej formule ustala grafiku najmu na sezon 2019/2020.
Uwagi końcowe:
Działanie formularza było testowane przeglądarkach PC: safari, firefox, internet explorer pracujących pod OS Windows i MacOs. Ponadto testowano działanie formularza na urządzeniach przenośnych klasy smartfon i tablet z przeglądarką safari, pracujących pod iOS.
Jeżeli po prawidłowym wypełnieniu i wysłaniu formularza nie widać potwierdzenia rezerwacji, prosimy sprawdzić pocztę w spamie (większość obecnych klientów obsługujących pocztę elektroniczną wykazuje tendencje do umieszczania nowych wiadomości lub wiadomości wysłanych z nowego adresu w spamie).
W razie jakichkolwiek pytań, wątpliwości lub problemów z wysłaniem formularza, prosimy o kontakt pod adresem: rezerwacje@hqkrakow.pl
Z poważaniem,
Dział Administracji i Sprzedaży III Liceum Ogólnokształcące w Krakowie