Na początku chcielibyśmy przeprosić wszystkich kontrahentów za ten poślizg czasowy i opóźnienie w uruchomieniu systemu rezerwacji. Przyznajemy, że już od wielu tygodni w centrum naszej uwagi niezmiennie pozostaje kwestia rozpadu globalnego systemu monetarnego opartego na walutach fiducjarnych (FIAT) oraz tematy związane z technologiami blockchain. Kwestie o tyle istotne i ważne, ponieważ ta pierwsza w nadchodzących kwartałach będzie mieć wpływ na ceny ( w tym również np. najmu hali), ta druga w nadchodzących latach zmieni wiele (nie wykluczamy, że w najbliższych latach np. takie rezerwacje, zawieranie umów najmu oraz ich rozlicznie będzie odbywać się za pomocą smart contract – o ile rzecz jasna będziemy jeszcze wtedy świadczyć jakąkolwiek pracę na rzecz GMK). Parafrazując język amerykańskiej dyplomacji: w żywotnym interesie administratora hali (również jako osoby prywatnej) leży zajmowanie się tymi kwestiami. Na tę chwilę są one dla nas sprawą priorytetową.
To tyle tytułem naszych usprawiedliwień i wyjaśnień, wraz z prośbą o wyrozumiałość, kiedy coś nie będzie od ręki lub w zapowiadanym terminie. Przejdźmy do meritum tego posta – czyli otwarcia systemu e-rezerwacje i możliwości elektronicznego składania rezerwacji na sezon najmów 2020/2021.
W chwili, kiedy Państwo otrzymają na swoją skrzynkę mailową tego posta, system z wersji demonstracyjnej będzie już przełączony na wersję produkcyjną i będzie można składać rezerwacje na sezon 2020/2021. Formularz dostępny jest na stronie: E-rezerwacje.
Zasadniczo sam formularz został poddany lekkiemu faceliftingowi oraz uproszczeniu (w sekcji związanej z harmonogramami, reszta jak w poprzedniej wersji). Dodatkowo dodana została wymagana sekcja dotycząca statusu kontrahenta opisanego w następujący sposób: „opcję stały kontrahent zaznaczają tylko i wyłącznie Ci kontrahenci, którzy na dzień 15.05.2020 posiadali aktywną umowę najmu!” (dlaczego – o tym za chwilę).
Po prawidłowym wypełnieniu i wysłaniu formularza, kontrahent otrzyma na swoja skrzynkę mailową potwierdzenie złożenia rezerwacji, której status jest określony jako: „oczekuje”. Ten status oznacza, że złożona rezerwacja oczekuje na weryfikację i zatwierdzenie przez administratora. W systemie status rezerwacji oczekującej na zatwierdzenie będzie widniał pod numerem ER****. Numer rezerwacji zostanie odblokowany po weryfikacji kontrahenta i zmianie statusu rezerwacji – to ten sam numer, który można zobaczyć na otrzymanym dokumencie potwierdzającym przesłanie swojej rezerwacji do systemu.
W tym roku zrezygnowaliśmy z przesyłania kontrahentom powiadomień dotyczących złożonych rezerwacji. W zamian do systemu zostały dodane dwa funkcjonalne elementy, dostępne bezpośrednio ze strony E-rezerwacje w postaci dwóch kolorowych przycisków umieszczonych pod blokiem formularza rezerwacji.
Pierwszy z nich (w kolorze zielonym „status rezerwacji”), pozwala na sprawdzenie czy złożona rezerwacja została zarejestrowana w systemie. Tak więc w systemie numer powinien być ER****, status jako „oczekuje”. Weryfikacji można dokonać poprzez znacznik czasowy (timestamp UTC+2), który powinien być identyczny zarówno w systemie jak i na dokumencie, który kontrahent otrzyma po wysłaniu formularza. Po weryfikacji danych formularza, sprawdzeniu dostępności przedmiotu najmu, zostanie zmieniony jej status (dostępny status rezerwacji to: „oczekuje”, „przyjęta”, „wstrzymana”, „odrzucona”, „anulowana”), odblokowany numer oraz zostanie ona naniesiona grafik 2020/2021.
Drugi przycisk w kolorze niebieskim „grafik 2020/2021” pozwala na dwie rzeczy. Jeśli rezerwacja otrzymała status „przyjęta” to będzie widoczna na grafiku w postaci zapisu odblokowanego numeru. Druga sprawa związana z grafikiem, to możliwość sprawdzenia dostępności obiektów.
W przypadku obu modułów („status rezerwacji” oraz „grafik 2020/2021”) dodana została jeszcze jedna funkcjonalność. Każda rezerwacja, która otrzymała status „przyjęta” posiada swój unikatowy numer, który jest poprzedzony hasztagiem (example: #ER0352020). W systemie taki numer jest podlinkowany, co pozwala na łatwą weryfikację rezerwacji i przełączanie się na dany moduł (będąc np. w module grafik można kliknąć na numer rezerwacji i przejść do statusu rezerwacji by sprawdzić, kiedy przykładowo kończy się umowa kontrahenta zajmującego dany przedmiot najmu, lub z poziomu „status rezerwacji” przejść do grafiku i zweryfikować, czy dana rezerwacja jest poprawnie naniesiona).
Do omówienia pozostała jeszcze jedna kwestia. W związku z licznie zgłaszanymi przez kontrahentów obawami, dotyczącymi tego, czy uda im się zdążyć z przesłaniem rezerwacji, czy ktoś ich nie ubiegnie i nie zajmie ich ulubionego miejsca i pory, postanowiliśmy wyjść na przeciw tym obawom. Szanując naszych kontrahentów i doceniając zalety stałej współpracy, postanowiliśmy stworzyć coś na kształt „exclusive deal„.
Exclusive deal to limitowana czasowo (obowiązuje do 16.06.2020 do godz. 24:00) oferta skierowana do naszych stałych kontrahentów, którzy na dzień 15.05.2020 posiadali aktywną umowę najmu (vide czwarty akapit niniejszego wpisu). Oznacza ona gwarancję przyjęcia rezerwacji dla dotychczasowego terminu (w zakresie: przedmiot najmu, dzień najmu, godziny najmu). W tej ofercie nie obowiązuje kolejność zgłoszeń wg timestamp, kontrahent musi posiadać status „kontrahenta stałego”, miejsca są gwarantowane zgodnie z limitem czasowym (po tym okresie będą one dostępne dla nowych kontrahentów) i najważniejsza rzecz – kontrahent musi przesłać rezerwację do systemu.
I to byłoby na tyle. good luck for you! good luck with that!
Z poważaniem,
Dział Administracji i Sprzedaży
III LO w Krakowie