organizacja najmów w sezonie 2021/2022 – cz. 2

Jak już informowaliśmy w poprzednim wpisie, z powodu nadal trwającego stanu epidemiologicznego oraz rosnącej niestabilności otoczenia prawnego, jak również wychodząc naprzeciw sugestiom kontrahentów, zdecydowaliśmy się na odejście od sztywnego harmonogramu najmów, na rzecz bardziej elastycznego sposobu rozliczania godzin najmów. Dlatego od tego sezonu wprowadzamy możliwość odwołania najmu nie tylko przez Wynajmującego ale również przez Najemcę.

W tym celu zdecydowaliśmy się na utworzenie specjalnie dedykowanego do tego celu formularza. Formularz służący do odwołania zaplanowanego najmu można znaleźć na naszej stronie, w zakładce “strefa kontrahenta” pod przyciskiem “e-rezerwacje” (przejdź do linku z formularzami: https://www.hqkrakow.pl/e-rezerwacje/). Na koniec kilka słów na temat zasad i funkcjonowania możliwości odwoływania najmów przez kontrahenta:

  1. jedyną akceptowaną formą odwołania najmu jest przesłanie zgłoszenia przez dedykowany do tego celu formularz;
  2. przesłanie formularza skutkuje otrzymaniem dokumentu pdf z informacją o konieczności odwołania najmu przypadającego na dany dzień; o danej porze, na określonym przedmiocie najmu;
  3. dla swej ważności odwołanie najmu winno zostać przesłane na minimum 24 godziny przed planowanym najmem;
  4. walidacja poprawności i ważności przesłanego odwołania najmu odbywać się będzie poprzez sygnaturę czasową dokumentu (widoczna na wygenerowanym w formacie pdf dokumencie informującym o przesłanym odwołaniu najmu);
  5. potwierdzeniem przyjęcia odwołania najmu będzie otrzymanie dokumentu rozliczenia cząstkowego najmu przypadającego na dany dzień, gdzie w polu wartość będzie “0,00 zł” a w uwagach informacja o odwołaniu najmu przez kontrahenta oraz statusie najmu oznaczonym jako “anulowany”.

Zgłoszenia, telefoniczne, drogą mailową (z pominięciem formularza), ustne lub wystosowane w inny sposób nie będą honorowane – w takich przypadkach najem zostanie uznany za wykonany a kontrahent będzie musiał ponieś pełną płatność za jego odbycie (będzie to widoczne zarówno w rozliczeniu cząstkowym jak i w rozliczeniu miesięcznym). Ta sama zasada będzie obowiązywać również w przypadku walidacji negatywnej, w sytuacji kiedy zgłoszenie odwołania najmu zostanie przesłane w czasie krótszym niż wymagane minimum 24 godzin przed planowanym najmem.

Również z tego samego sposobu odwołania najmów będzie korzystać Wynajmujący, któremu przysługuje prawo do odwołania najmu z przyczyn techniczno-organizacyjnych, prawnych bądź konieczności wykorzystania obiektu na realizację własnych zadań statutowych.

W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt mailowy na adres: admin@hqkrakow.pl. Również prosimy o kontakt w przypadku braku otrzymania stosownych załączników potwierdzających przesłanie formularza.

Z poważaniem,

Dział Administracji i Sprzedaży
III LO w Krakowie

Leave a Comment

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *